Научная библиотека им. Горького СПб Государственного Университета

«Создание полноценных электронных каталогов, позволяющих отказаться от использования традиционных карточных каталогов - одна из наиболее актуальных проблем, стоящих перед библиотеками. Сканирование фондов нашей библиотеки ведется не первый год и уже получен достаточно серьезный опыт проведения таких работ. Всвязи с планами переезда в новое здание вопрос о сканировании карточного каталога приобрел большую актуальность. Учитывая большую трудоемкость процесса и нехватку собственных ресурсов, было принято решение обратиться к сторонней компании. По результатам обследования различных компаний, внимание привлекло предложение компании «Алее Софтвер», ранее никак не проявлявшей себя в библиотечной среде.
По условиям контракта сканирование проводилось в помещении библиотеки, карточки должны были быть упорядочены в алфавитном порядке и сгруппированы по разделителям. Образы карточек выложены для общего доступа на сайт библиотеки.
С поставленной задачей команда компании «Алее Софтвер» справилась успешно. Хочется отметить высокий профессионализм специалистов подрядчика, отсутствие формализма при выполнении работ и стремление к конструктивному урегулированию всех возникающих вопросов».

ЗАО «Промсвязьнедвижимость»
«Год назад, когда наша компания столкнулась с необходимостью перевода бумажных документов в электронный вид, был проведен анализ рынка по различным компаниям, занимающимся данной деятельностью. Компания «Алее Софтвер» предложила не только наиболее выгодные условия работы, но и комплексный подход к решению данного вопроса.
За время нашего плодотворного сотрудничества с компанией «Алее Софтвер» были выполнены следующие работы:
• Предпроектное обследование документов
• Подготовка и сортировка документов
• Поточное сканирование документов
• Индексация электронных документов для дальнейшего ввода в архивную систему
Все работы были выполнены профессионально. Возникающие вопросы разрешались оперативно и качественно».

 

Напишите нам

Откуда о нас узнали:

Сканирование документов: типовые проекты  

Сканирование финансовой документации

Особенностью финансовой документации является то, что все документы сшиты в строго определенном порядке, как правило, по финансовым проводкам. Вместе с тем в один пакет могут быть сшиты документы различных типов и форматов. Обычно это – счета-фактуры, платежные поручения, договоры, доверенности, кассовые чеки и т. д.

Различные типы сканируемых документов имеют соответственно и различные форматы, которые могут колебаться от A8 (размер кассового чека) до A3 (журналы и ордера). Сканирование документов проводится в различных режимах – и в черно-белом, и в цветном, и в градациях серого, при разрешении 200-300 dpi. Качество бумаги значительно колеблется – от бумаги из втор. сырья до мелованной бумаги. Сканирование финансовых документов в основной массе – одностороннее.

Специфика финансовой документации сказывается на особенностях ее архивной обработки в процессе сканирования: необходимо строгое соблюдение порядка документов при сшивке-расшивке. Дополнительные сложности создает необходимость сканировать в одной пачке документы различных форматов и качества.

В процессе организации процесса сканирования следует учесть, что финансовые документы разноплановые и не часто поддаются распознаванию. Поскольку автоматическое внесение атрибутов затруднено, это приводит к необходимости ручного ввода. Исключение составляют финансовые документы, содержащие штрих-код, в котором уже вшиты метаданные, в остальных случаях распознавание при сканировании не требуется.

Сканирование проектной документации

Проектная документация обычно строго упорядочена, но документы, как правило, отсортированы не по типам, а по проектам. Разнородность типов документов, включающих и чертежи, и схемы и текстовую техническую документацию определяет диапазон форматов сканирования от A5 до A0, часто требуется сканирование большого формата. Вместе с тем бывают длинномерные документы, протяженностью более 2х-3х метров (каротажные документы), для сканирования которых требуется специальное сканирующее оборудование.

Сканирование обычно проводится в черно-белом режиме при разрешении 300 dpi для графики и 200 dpi для текстовых документов. Качество бумаги довольно разнородно: это может быть и ватман, и кальки, и синьки. Проектная документация, как правило, сканируется в одностороннем режиме.

Способы хранения проектной документации влияют на особенности ее архивной обработки, поскольку чертежи бывают сшиты в книги, свернуты в рулоны, неупорядочены, часто значительно запылены.

Метаданные для чертежей берутся из штампа чертежа, в то время как аннотирование остальных документов осуществляется ручным вводом. В процессе сканирования проектных документов распознавание требуется только для текстовой документации.

Обработка анкетных данных

В ходе различных маркетинговых мероприятий, опросов, исследований и т.д. появляется необходимость оцифровки большого количества анкет, опросников, либо стандартизированных форм заказов или различных бланков. Главной особенностью таких документов является то, что они могут быть целиком или частично заполнены от руки. В тоже время эти данные подлежат статистической обработке, поэтому необходимо распознавание. Формат таких документов A5-A4, бумага обычная. Сканирование ведется с разрешением 150-300 dpi. Ввод метаданных осуществляется вручную, либо, по возможности, через программу распознавания. Последовательность документов соблюдается не строго и архивная обработка чаще всего не требуется.

Сканирование документов отдела кадров

В общем случае документы отдела кадров могут быть неправильно упорядочены, т.е. упорядочены с расхождением с правилами ведения и организации кадровых архивов. Таким образом, необходимо переконфигурирование в соответствии с требованиями стандартов. Документация отдела кадров состоит из приказов, распоряжений и оснований к ним, трудовых договоров, протоколов, личных дел, личных карточек, лицевых счетов, справок.

Форматы документов A4-A3, но имеются также неформатные документы (например, лицевые счета). Сканирование большей частью черно-белое при разрешении 150-200 dpi. Бумага документов – разноформатная и разнокачественная. Карточки сканируются в двустороннем режиме.

Упорядочивание архива в соответствии со стандартом проводится параллельно с архивной обработкой, которая заключается в расшивке / сшивке документов, сшитых в книги. Метаданные обычно вводятся вручную, а распознавание при сканировании не требуется.

Сканирование картотек бумажных документов

Существует проблема того, что карточки в бумажных картотеках, как правило, неформатные. Обычно они сделаны на картоне и содержат рукописные пометки, в том числе сделанные карандашом и цветными ручками. В связи с этим требуется сканировать в высоком разрешении до 300 dpi. Формат карточек около A5.

После сканирования карточки всегда распознаются, поскольку обычно после оцифровки они подлежат уничтожению. Однако большое количество старых карточек не поддается распознаванию, поэтому часть картотеки вводится вручную. Одновременно с этим всегда необходима существенная правка распознанных карточек.

Сканирование ветхих документов

Специфика санирования ветхих документов заключается в том, что эти документы в связи с плохим физическим состоянием требуют особенно бережного обращения. При сканировании таких документов необходимо обеспечить минимальное физическое воздействие – как механическое, так и световое.

Следует отметить и высокую требовательность к технологии сканирования, например невозможность использования протяжных сканеров, протягивающих сканируемые документы при помощи роликов или ремней. Исключается использование скоростных документных сканеров и протяжных широкоформатных сканеров. При сканировании ветхих документов применяются только планшетные и книжные (планетарные) сканеры.

В редких случаях удается организовать сканирование ветхих документов на документных сканерах, проведя некоторые технические модификации существующих моделей и дополнительно защитив сами документы. В этом случае значительно увеличивается скорость сканирования документов.

Сканирование книг и других сшитых документов

При сканировании большого количества книг либо других документов, расшивка которых не предусматривается, в зависимости от формата чаще всего используются книжные сканеры. Они позволяют держать книгу раскрытой кверху, что обеспечивает возможность перелистывания страниц в процессе сканирования.

Скорость сканирования в среднем колеблется от 4 до 15 с на разворот в зависимости от модели и настроек сканера. Как правило, используются дополнительные источники света, чаще всего холодного. При сканировании книг и сшитых документов архивная обработка не нужна, распознавание обычно требуется.